Ir. Rr. Aisyah Gamawati, MM
Sesditjen PDTU
There are many variations of passages of Lorem Ipsum available, but the majority have suffered alteration in some form, by injected humour,
Dalam persepektif kearsipan, digitalisasi sistem operasional sangat dibutuhkan guna
mengefisiensikan proses pengumpulan, penyimpanan serta
pengelolaan arsip pada Ditjen PDTU
Penataan kearsipan serta tata kelola dokumen non aktif secara digital dimaksudkan untuk memudahkan dalam pengaturan, pengelolaan serta pencarian arsip jauh lebih cepat, tepat dan akurat.
Kepemilikan dan penggunaan data arsip akan terekam secara digital. Dengan hak akses yang diatur terbatas sesuai dengan hirarki pengguna. Serta perawatan & pencadangan data dilakukan secara rutin dan berkala.
Pengelolaan arsip dapat dilakukan melalui Manajemen Konten berbasis Web, yang dapat diakses kapan saja dimana saja. Serta proses peminjaman pun sudah terintegrasi dan tervalidasi melalui Mobile Apps.
Pengarsipan dokumen baik secara fisik maupun elektronik/digital menjadi isu penting terkait dengan telah
dimanfaatkannya teknologi informasi secara meluas dalam penyelenggaraan aktivitas
administrasi pemerintahan. Berikut adalah alur kerja inti dari Pengolahan Arsip
Digital yang jauh lebih efektif dan efisien.
Untuk tahap awal, survei dilakukan secara langsung pada depo arsip yang dimiliki oleh Ditjen PDTU. Proses ini dilakukan untuk meninjau cakupan kerja sehingga proses pengarsipan digital nantinya akan jauh lebih efektif.
Proses pemanggilan ataupun penggabungan berkas arsip yang mempunyai kesamaan disusun berdasarkan urutan pada daftar pencarian sementara. Lalu pendataan dimulai dengan menginput kartu deskripsi arsip ke dalam database kearsipan.
Adalah proses peninjauan atupun pengenalan sebuah arsip dengan beberapa metode pendekatan mulai dari analisis organisasi, penggolongan klasifikasi dari arsip, dan terakhir adalah analisa resiko.
Adapun prosesnya adalah pemberian nomor definitif/nomor akhir pada arsip sesuai dengan nomor definitif pada daftar arsip sementara. Lalu yang terakhir adalah penataan arsip ke dalam box, dan penataan pada rak sesuai unit pengolah, nomor box, dan tahun arsip.
Proses awal pemilahan arsip dilakukan dengan memisahkan arsip ke dalam 2 kategori, yaitu Arsip dengan Non Arsip. Lalu melakukan pendeskripsian atau perekaman isi informasi pada tiap berkas arsip yang dimiliki.
Tahap akhir dari semua proses pengarsipan adalah dengan mengunggah database arsip yang telah dimiliki kedalam Master Data Digital. Platform ini akan mengolah dan merekam segala penggunaan arsip secara aktual dan keamanan yang tervalidasi.
Penggunaan khususnya peminjaman arsip akan terekam secara detail pada Sistem Konten Manajemen. Untuk menjamin keamanan dan kedispilinan pengembalian arsip, digunakanlah Mobile Apps yang berguna untuk memvalidasi pinjaman melalui foto peminjam, dan foto berkas pengajuan yang langsung dapat terinput pada Master Data.
Notifikasi peringatan akan tampil pada halaman Manajemen Konten, jika ada keterlambatan pengembalian dokumen arsip dari peminjam. Ini akan memudahkan arsiparis guna memonitor segala penggunaan data arsip.
Download Mobile Apps
Berikut adalah foto dokumentasi proses pengarsipan data pada Ditjen PDTU
yang telah dilakukan secara bertahap.
Kesadaran tentang pentingnya arsip harus mulai ditumbuhkan dari masing-masing komponen di unit kerja Ditjen PDTU. Karena menjaga arsip adalah menjaga peradaban sebuah bangsa!
Lihat Video Dokumentasi
There are many variations of passages of Lorem Ipsum available, but the majority have suffered alteration in some form, by injected humour,
There are many variations of passages of Lorem Ipsum available, but the majority have suffered alteration in some form, by injected humour,
There are many variations of passages of Lorem Ipsum available, but the majority have suffered alteration in some form, by injected humour,
Ikuti semua berita daerah tertentu dan perkembangan terbaru seputar informasi kegiatan
yang telah dan akan dilakukan oleh Ditjen PDTU
Berdasarkan Undang Undang (UU) No 17 Tentang Keuangan Negara, UU No 1 Tahun 2003 tentang Perbendaharaan Negara
Program Daerah Tangguh Bencana merupakan sebuah kegiatan penguatan daerah untuk memiliki kemampuan mandiri
